Workflow is te definieren als een taak, seriematig of parallel uitgevoerd door twee of meer deelnemers van een werkgroep om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Een taak heeft betrekking op een brede varieteit van bedrijfsactiviteiten vastgelegd in de procedures. Seriematig of parallel; De volgorde van de taken worden gelijktijdig of na elkaar uitgevoerd.
Wat is workflow?
De letterlijke vertaling van workflow is Werkstroom, en dit grijpt terug naar de organisatorische invalshoek van workflow. De manier waarop een bedrijfsproces verwerkt wordt. Daarnaast bestaat er ook een technische kant van workflow namelijk de technische (softwarematige) mogelijkheden om de werkstromen binnen het bedrijfsproces te sturen, te beheersen en te volgen. Met deze tweede omschrijving wordt de term workflow het meest in verband gebracht omdat het toch ook een automatiseringsterm is. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen Workflow management (WFM) en Workflow Management Systemen.
Workflowmanagement is het beheersen van de werkstroom op strategisch niveau. Workflowmanagementsystemen maken dat mogelijk. Een workflow management systeem valt te omschrijven als: ‘een systeem dat werkstromen definieert, beheert en opstart door middel van software. Deze software geeft een representatie van de werkstroom in het bedrijfsproces’, bij workflowmanagement gaat om het bestuurlijk beheren van de werkstromen binnen de organisatie. Het is mogelijk om workflowmanagement toe te passen zonder gebruik te maken van Workflow management systemen. Dit gebeurt echter weinig omdat Workflow Management Systemen de mogelijkheid bieden om workflow te optimaliseren en te beheersen.
Workflow Management
Wanneer er over workflow gesproken wordt, bedoelen we de beheersing van het bedrijfsproces door gebruik te maken van technische hulpmiddelen. Het verschil tussen de term bedrijfsproces en workflow is niet zo heel erg groot. Workflow is een term die het bedrijfsproces bekijkt vanuit een technischer referentiekader. Het verschil ligt in de manier van benadering van het bedrijfsproces. Bij bedrijfsprocessen kijk je puur naar de kenmerken van het proces en niet naar de mogelijkheden die er zijn voor beheersbaarheid en controle over het proces. Bij workflow is de mate van beheersbaarheid, controle en sturing belangrijk. In een workflowsysteem worden dus de verschillende stappen van het bedrijfsproces gedefinieerd. Workflow geeft een organisatie de mogelijkheid om de klant sneller, effectiever en klantvriendelijker te helpen. Het bedrijfsproces wordt geoptimaliseerd. Tevens geeft het inzicht in de status van het werk en de voortgang van een bepaald proces. Ook geeft workflow de mogelijkheid om de werklast te beheersen. (Bijvoorbeeld antwoord op de vraag: ‘in welke fase van het proces bevindt de pensioenaanvraag zich?’). Er kan door middel van workflow een goed beeld verkregen worden van de doorlooptijd van het proces.
Informatie staat centraal in een workflowsysteem. Waar men vroeger een goed overzicht had van waar de informatie zich in de organisatie bevindt is dat nu vaak lastig. Documenten kunnen zich in een dossier, ergens op het computernetwerk of bij een bepaalde werknemer bevinden en dit is niet altijd even doorzichtig. Het belangrijkste doel van workflow is dus dat de juiste activiteiten op het juiste moment door de juiste persoon gedaan worden. Een workflow is taak georiënteerd, dat wil zeggen dat een bepaalde handeling door middel van workflow effectiever gedaan kan worden.
Workflow pakketten zijn los te koop maar veelal wordt met bestaande middelen een workflow systeem opgezet, bijvoorbeeld door gebruik van Exchange. Veel moderne softwarepakketten beschikken zelf al over een ingebouwde workflow engine. Voor CRM-systemen is dat evident, het verkoop- en opvolgproces is zeer gebaat bij werkstroomachtige oplossingen. Maar ook bij verzekeringssystemen, calldesksystemen en andere ERP-software maakt workflow onderdeel uit van de primarie functionaliteit. Veel organisaties denken dat door invoering van een enkele workflowapplicatie alle bedrijfsprocessen ondersteund kunnen worden. Echter, het streven naar een enkel bedrijfsomvattend workflowsysteem is – evenals de gedachte dat een enkele ERP-applicatie voldoende zou zijn voor de automatisering van alle bedrijfsprocessen – een utopie. Het koppelen van verschillende workflow systemen met behulp van middleware is een praktischer oplossing.
Workflow Engines
